Road to PMP - Hướng dẫn cách điền đơn đăng ký dự thi

Một số chia sẻ cũng như mẹo khi làm đơn đăng ký dự thi PMP.

Cũng giống như các bạn, lúc mình bắt đầu làm hồ sơ thi thì mình cũng đã hoang mang rất nhiều vì không biết bắt đầu từ đâu, fill như thế nào cho phù hợp. Rất may mắn, kể từ tháng 7/2020, PMI đã thay đổi lại format của form đăng ký, giúp quá trình đăng ký trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Nội dung thay đổi như sau:

• Giảm thời gian điền form và review form bằng cách giảm số màn hình nhập từ 30 màn hình xuống còn 4 màn hình mà thôi.
• Thêm nhiều dropdown list mới, chúng ta chỉ cần chọn từ list có sẵn chứ không cần tự điền như trước..
• Kinh nghiệm quản lý dự án được chuyển sang cách tính số tháng kinh nghiệm thay vì số giờ kinh nghiệm như lúc trước. (Trước đây phải điền đủ 4500 giờ kinh nghiệm thì bây giờ chỉ cần điền đủ 36 tháng là OK)
• Không cần điền kinh nghiệm theo từng process group. (Trước đây, PMI yêu cầu bạn phải điền số giờ kinh nghiệm cụ thể cho từng process group)
• Người dự thi cần cung cấp thông tin về dự án như size, budget và duration.
• Người dự thi KHÔNG cần cung cấp thông tin người references khi điền form nữa. Chỉ cần cung cấp trong trường hợp bị audit mà thôi.

Nên bắt đầu điền form đăng ký dự thi từ lúc nào?

Nhiều bạn sẽ đợi sau khi học ôn thi xong xuôi hết, cảm thấy sẵn sàng thì mới bắt đầu quá trình điền form đăng ký dự thi. Tuy nhiên, mình vẫn khuyên các bạn nên bắt đầu điền form ngay từ những ngày đầu trong plan ôn tập của mình. Lý do thì như bên dưới:

• Sau khi submit đơn dự thi, bạn sẽ bị "bắt buộc" phải thi PMP trong vòng 1 năm kể từ　ngày được approve. Điều này sẽ giúp bạn có một mục tiêu rõ ràng (cũng có thể gọi là deadline) để giúp bạn tập trung vào mục tiêu ôn tập và thi PMP trong khoảng thời gian nhất định. Mình có quen một số anh chị cũng chỉ muốn đăng ký thi sau khi ôn tập kỹ càng, tuy nhiên trong quá trình ôn tập gặp khó khăn thì cứ hoãn hết lần này đến lần khác, cá biệt có người hoãn đến 2-3 năm, hoặc bỏ cuộc luôn.
• Ngay cả việc bạn bắt đầu điền form đăng ký dự thi thì PMI cũng sẽ cho bạn một cái deadline là phải finish form trong vòng 90 ngày. Điều này cũng giúp bạn có một mục tiêu cụ thể để mà tập trung trong việc điền form nhé..
• Quá trình điền form có thể tốn nhiều thời gian hơn dự kiến. Mặc dù PMI đã thay đổi format của form đăng ký, tuy nhiên việc điền đầy đủ thông tin cũng tốn khá nhiều thời gian. Bạn phải collect đủ thông tin cá nhân, training 35 giờ, thông tin dự án. Đối với các bạn làm nhiều dự án nhỏ, việc collect thông tin và điền đầy đủ thông tin cũng có thể tốn của các bạn vài ngày.

Hoàn thành form đăng ký dự thi PMP!

Những lời khuyên chung

1. Điều quan trọng nhất có lẽ là phải trung thực trong suốt quá trình điền thông tin. Không ai dám chắc được là hồ sơ của bạn có bị audit hay không, nếu PMI phát hiện nội dung không đúng sự thật trong hồ sơ thì khả năng cao sẽ bị ban và không bao giờ được thi bất kỳ chứng chỉ nào của PMI nữa.
2. Double check thông tin đã điền vào để tránh sai sót, nhất là phần tên và địa chỉ. Đã có trường hợp bị từ chối thi vì tên trong form đăng ký sai 1 ký tự so với giấy tờ tùy thân.
3. Sử dụng từ ngữ theo chuẩn của PMI. Trong quá trình điền form đăng ký dự thi, mục kinh nghiệm thực tế yêu cầu bạn mô tả những task bạn đã làm. Sử dụng từ ngữ theo chuẩn PMI sẽ giúp quá trình review diễn ra nhanh hơn. Theo một số thông tin không chính thống thì việc sử dụng từ ngữ theo chuẩn của PMI cũng giúp bạn né được vòng audit.

Điền form đăng ký dự thi step-by-step

Sau khi truy cập vào https://www.pmi.org/certifications/types/project-management-pmp, nhấn nút "Apply now for your PMP", quy trình điền form đăng ký dự thi PMP sẽ chính thức bắt đầu.

1. Education

Phần này thực sự không có gì đáng chú ý cả:

• Academic Education: mục này các bạn điền thông tin về bằng cấp đại học của bản thân.
  • Trình độ: cử nhân, thạc sỹ, tiến sỹ ...
  • Thời gian đào tạo
  • Quốc gia
  • Tên trường/cơ sở đào tạo
  • Ngành học
• Professional Education: thông tin về việc đạt đủ 35 contact hours. Bạn sử dụng thông tin từ phía cung cấp dịch vụ đào tạo để điền vào cho chính xác nhé.

2. Experience

Có lẽ đây chính là phần khiến chúng ta mất thời gian nhiều nhất, điền thông tin kinh nghiệm về dự án.

1. Nên điền theo thứ tự dự án từ thời gian hiện tại lui về quá khứ. PMI chỉ chấp nhận kinh nghiệm dự án 8 năm gần nhất, cho nên bắt đầu điền từ thời gian hiện tại đến lúc đủ yêu cầu là vừa đẹp.
2. Không cần thiết khai báo toàn bộ thông tin dự án của bạn, chỉ cần khai báo đủ yêu cầu về số tháng kinh nghiệm là được. (ví dụ mình là 36 tháng.)
3. Bạn cần khai báo các step bên dưới cho từng dự án nhé, cứ mỗi một dự án là một record.
4. Về chi tiết thì như sau:
   • Project Title: Sử dụng tên của dự án hoặc tên mô tả mục đích của dự án một cách ngắn gọn.
   • Organization: Tên công ty
   • Job Title: Chức danh của bạn trong công ty. Chức danh này không nhất thiết phải là role trong dự án.
   • Functional Reporting Area: Bộ phận của bạn
   • Organization Primary Focus:
   • Approach/Methodology: Traditional/Agile/Hybrid
   • Project Team Size: chon giá trị tương ứng với dự án của bạn từ dropdown
   • Project Budget: chon giá trị tương ứng với dự án của bạn từ dropdown
   • Project Dates: chọn tháng/năm bắt đầu và kết thúc đúng với dự án của bạn.
5. Project Description: bạn cần cung cấp đủ các thông tin sau:
   • Project Objectives: Mục tiêu của dự án
   • Outcome: Đầu ra của dự án
   • Role: Vai trò của bạn trong dự án
   • Responsibilities: Trách nhiệm của bạn trong dự án
   • Deliverables: Thành phẩm của dự án
6. Các mẫu câu để bạn có thể khai báo trong phần trách nhiệm của bạn trong dự án:
   • INITIATING:
     • Evaluated the feasibility
     • Gathered project constraints
     • Had meeting with project sponsors, got expectations and requirements
     • Had meeting with project key stakeholders, got expectations
     • Identified key stakeholders and set up project KPIs
     • Developed high-level project scope
     • Obtained project charter approval
     • Identified key stakeholders
     • Identify relevant stakeholders, collect feedback
   • PLANNING:
     • Worked closely with functional manager to gather requirements
     • Defined project scope
     • Defined activities
     • Prepared project schedule
     • Created WBS
     • Defined project scope & team members
     • Created WBS with the team to develop the cost, schedule, resource, quality and procurement plans
     • Defined roles & responsibilities of project team members
     • Defined project team members
     • Define project team members with roles & responsibilities
     • Developed cost, schedule, resource, quality, procurement, risk & change management plans
     • Finalized project timeline, budget, personnel, quality management and procurement plan
     • Create budget, schedule, milestone review, risk & change management plan
     • Get commitment of stakeholders on the plan
     • Obtained project plan approval
   • EXECUTING:
     • Execute the project plan
     • Executed the tasks in the project plan
     • Implemented approved changes & actions to minimize the impact
     • Improved team performance by teambuilding activities
     • Managed changes to the scope, schedule and cost
     • Ensured deliverables conform to quality standards
   • MONITORING & CONTROLLING:
     • Monitored & controlled risks
     • Monitored project status
     • Monitoring & control project status, quality as planned
     • Monitor project progress & risks/issues
   • CLOSING:
     • Documented lessons learned.
     • Distributed final project report
     • Obtain final acceptance from stakeholders for the updated process
     • Training & deploy process in organization
     • Obtained final acceptance for the project

3. Exam Details

Phần này bạn sẽ phải điền các thông tin cá nhân như:

• Address: PMI sẽ gửi bằng cứng về địa chỉ này sau 6-8 tuần kể từ khi bạn pass kỳ thi.
• Name on Identification: Tên trên giấy tờ của bạn. Lưu ý phần này là tên phải match 100% với giấy tờ của bạn, nếu không bạn sẽ bị reject không được vào phòng thi nhé.
• Name on Certificate: Tên bạn muốn hiển thị trên chứng chỉ
• Email Address: địa chỉ email
• Phone Number: số điện thoại
• Exam Location: Tên quốc gia bạn sẽ thi
• Exam Accommodations: các hỗ trợ cần thiết liên quan đến kỳ thi

Trong trường hợp bị Audit

Mình không bị audit nên cũng không có kinh nghiệm xử lý trong trường hợp này như thế nào, nhưng mình nghĩ 2 point bên dưới là khá quan trọng:

• Những giấy tờ, thông tin liên quan đến nội dung đã khai báo trong form đăng ký: bằng đại học, giấy chứng nhận 35 contact hours, thông tin chứng minh kinh nghiệm dự án...
• Cần trao đổi trước với người mà bạn dự định sẽ đăng ký là người references để thống nhất nội dung khai báo. Tốt nhất là gửi luôn form đăng ký của bạn (bạn có thể download file PDF về) cho người reference.

Sau khi nộp form đăng ký dự thi

Theo thông tin chính thức thì bạn cần đợi 5 ngày làm việc để form đăng ký của bạn được approved bởi PMI. Bên PMI có bảo là sẽ mail về việc approved form đăng ký, tuy nhiên trong trường hợp của mình (và của nhiều người khác) thì không nhận được mail này. Cho nên 5 ngày sau khi nộp đơn thì bạn nên vào PMI.org để check tình hình nhé.

Sau khi đơn của bạn được approved, bạn sẽ được phép nộp tiền và đặt lịch thi. Nên nhớ, ở thời điểm nộp tiền thi, vẫn có xác suất hồ sơ của bạn bị audit, cho nên ngay sau khi nộp tiền lệ phí thi thì hãy check mail ngay xem có bị audit không nhé.