Decision Making: Giới thiệu về Cynefin framework

Trong hành trình đọc sách về Scrum của mình thì có một điều làm mình cứ thắc mắc đó là Scrum được dùng để giải quyết các vấn đề phức tạp (complex problems). Vậy thì, làm sao để biết được dự án/sản phẩm như thế nào được coi là phức tạp để áp dụng Scrum? Những vấn đề không phức tạp thì mình sẽ làm như thế nào?

Câu trả lời cho câu hỏi bên trên đó là Cynefin framework, (phiên âm /kəˈnɛvɪn/; đọc là "cơ-nê-vin"), một framework giúp chúng ta phân biệt được tình huống mình đang gặp phải là đơn giản/rắc rối/phức tạp/rối loạn, và cách chúng ta tìm giải pháp thích hợp cho từng tình huống đó.

Giới thiệu

Cynefin chỉ ra cho chúng ta 5 khu vực để phân loại vấn đề của chúng ta như sau:

1. Obvious/Simple: hiển nhiên/đơn giản
2. Complicated: rắc rối
3. Complex: phức tạp
4. Chaotic: hỗn loạn
5. Disorder: lộn xộn, không trật tự

Mục đích của chúng ta khi áp dụng cynefin đó là đưa vấn đề của chúng ta về với khu vực thích hợp, sau đó sẽ có những phản hồi phù hợp với tình huống đó.

1. Obvious/Simple: Domain of best practices

Đặc điểm của khu vực đơn giản này đó là:

• mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả là hiển nhiên
• là những vấn đề quen thuộc và được định nghĩa rõ ràng

Rất nhiều vấn đề hoặc tình huống liên quan đến một quá trình nào đó đều rơi vào khu vực này. Đây là khu vực của “known knowns”.

Để giải quyết vấn đề trong khu vực này thường đã được định nghĩa sẵn, không cần nhiều kiến thức chuyên môn.

Cách xử lý cho trường hợp này đó là: sense-categorize-respond

• tìm hiểu vấn đề (sense)
• phân loại vấn đề (categorize)
• phản ứng (respond) bằng cách áp dụng những best practices đã được thiết lập.

2. Complicated: Domain of Experts

Đối với các vấn đề "rắc rối", chúng ta có thể áp dụng nhiều giải pháp "đúng". Tuy nhiên, mặc dầu có mối quan hệ nhân-quả rõ ràng, nhưng không phải ai cũng thấy được ngay, vì vấn đề ta gặp phải rất ... rắc rối.

Đây là khu vực của “known unknowns”.

Cách xử lý cho trường hợp này đó là: sense-analyze-respond.

• tìm hiểu vấn đề (sense)
• phân tích vấn đề (categorize): ở đây thường cần đến kiến thức của các chuyên gia, đó là lý do nó được gọi là domain of experts.
• phản ứng (respond): từ kết quả phân tích ở trên.

3. Complex: Domain of Emergence

Các vấn đề thuộc khu vực phức tạp này thường không có mối quan hệ nhân quả rõ ràng, và cũng rất khó để xác định ra đâu là giải pháp đúng cho vấn đề ta đang gặp phải.

Để hiểu được vấn đề, chúng ta cần phải liên tục thử nghiệm và điều tra, điều chỉnh. Sau khi hiểu được đầy đủ vấn đề, ta sẽ cố đưa vấn đề của chúng ta từ khu vực complex về khu vực complicated

Đây là khu vực của “unknown unknowns”.

Cách xử lý cho trường hợp này đó là: probe–sense–respond

• thằm dò, thử nghiệm vấn đề (probe)
• tìm hiểu vấn đề (sense)
• phản ứng (respond)

Scrum được sử dụng để giải quyết các vấn đề thuộc khu vực này: complex problems. Đó là lý do Scrum được xây dựng dựa trên Empiricism với 3 trụ cột là sự minh bạch (transparency), điều tra (inspection) và điều chỉnh (adaptation),

4. Chaotic: Domain of Rapid Response

Trong những vấn đề thuộc khu vực "hỗn loạn", không tồn tại mối quan hệ nào giữa nguyên nhân và kết quả, mọi thứ không nằm trong tầm kiểm soát, vì vậy mục tiêu của chúng ta là cố gắng thiết lập trật tự và ổn định tình hình trước. Các tình huống khủng hoảng và khẩn cấp thường rơi vào khu vực này.

Cách xử lý cho trường hợp này đó là: act–sense–respond

• hành động (act)
• tìm hiểu vấn đề (sense)
• phản ứng (respond)

5. Disorder

Đây là khu vực mà chúng ta không phân biệt được rõ ràng tình huống chúng ta gặp phải là nằm ở khu vực nào ở trên. Mục tiêu chính khi đối diện với tình huống này đó là sử dụng kinh nghiệm, kỹ năng giải quyết vấn đề để thu thập thông tin, phán đoán và đưa vấn đề của chúng ta về khu vực thích hợp. Sau đó, chúng ta sẽ bắt đầu xử lý vấn đề theo cách của từng khu vực.

Summary

Hi vọng qua bài viết này, bạn biết thêm một kỹ thuật để hỗ trợ trong quá trình ra quyết định. Lần tới, khi gặp vấn đề, hãy nhớ đến Cynefin framework và cố gắng thực hành trong thực tế nhé. Nhắm đến mục tiêu là phân loại vấn đề một cách chính xác, sử dụng phương pháp hiệu quả để xử lý thông tin và giải quyết vấn đề.